إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية

لوحة تحكم بديهية

احصل على عرض مخصص 360 درجة لجميع المهام والسجلات. إنشاء أو تخصيص لوحات المعلومات المحددة مسبقًا لأشخاص مختلفين. عرض المهام المعلقة، مثل “مهامي” و”التخلص المعلق” و”الإدارة الحيوية”

الامتثال وإدارة المخاطر

الامتثال لمعيار وزارة الدفاع الأمريكية 5015.2 للمتطلبات الأساسية والسجلات السرية، وامتثال

 BagIt، وIM4L، وIM8

في سنغافورة، وهيئة السجلات والمحفوظات الوطنية (نارا) في سلطنة عمان، واستراتيجية السجلات الإلكترونية الفيكتورية (فيرز)، وشهادات ايسو وأكثر من 20 لائحة أسترالية لنيو ساوث ويلز وفيكتوريا وكوينزلاند وغيرها. استفد من سجلات المراجعة لسير العمل الشاملة والأذونات القوية والأمان القائم على السياسات لتقليل المخاطر. ضمان الامتثال من خلال الأتمتة والعمليات التجارية الأخرى لتلبية المتطلبات التنظيمية

التكامل القوي

قم بتسهيل عملية حفظ السجلات التلقائية واليدوية من خلال موصل جاهز لميكروسوفت شيربوينت. أرشفة السجلات والمحتوى من تطبيقات ميكروسوفت اوفيس، مثل اوتلوك و اكسيل وورد و باوربوينت. إدارة السجلات بناءً على السياسة التنظيمية عن طريق تحويل المستندات إلى سجلات

الأمن على مستوى المؤسسة

تأكد من دعم تسجيل الدخول الموحّد (اس اس او) للمصادقة المستندة إلى ال داب لتبسيط إدارة وصول المستخدم. حقوق الوصول إلى خطط الملفات والسجلات وطلبات الإرجاع والعناصر المتأخرة، بالإضافة إلى الوظائف الإدارية، بما في ذلك القدرة على إنشاء التقارير وتحديد القواعد. تمكين التوقيعات الرقمية وتشفير بي كيه اي لتعزيز أمان المستندات وسلامتها

سهولة البحث والاسترجاع

قم بتكوين عمليات البحث المختلفة التي يمكن تخصيصها لمستخدمين أو مجموعات مستخدمين مختلفة للوصول المخصص. قم بتمكين البحث بناءً على اسم السجل والمؤلف والتاريخ والباركود والمقترض ورقم التحويل أو سمات البيانات التعريفية الأخرى المحددة بواسطة المستخدم. قم بإجراء بحث عن النص الكامل للمحتوى بأكمله لضمان استرجاع المعلومات ذات الصلة بشكل شامل

إدارة السجلات في موقعها

حدد موقع المعلومات الضرورية دون نقل الملفات. استفد من إمكانات التكامل القوية مع أنظمة الجهات الخارجية، بما في ذلك تطبيقات اوفيس 365 واوت لوك و ون درايف وميكروسوفت تيمزوشيربوينت. تمكين المستخدمين من تصنيف السجلات ووضع علامات عليها وإدارتها بسهولة مع ضمان التعاون السلس

الترحيل من أنظمة إدارة السجلات القديمة

استفد من أدوات الترحيل المتقدمة لأتمتة عملية نقل السجلات وبيانات التعريف والملفات المرتبطة على نطاق واسع. ضمان عملية ترحيل سلسة وخالية من الأخطاء مع الحد الأدنى من التدخل اليدوي. استخدم تقنيات تعيين البيانات المتقدمة لضمان الترحيل الدقيق للسجلات من النظام القديم إلى نيوجن ون. تنفيذ فحوصات جودة البيانات وعمليات التحقق من الصحة للحفاظ على سلامة البيانات طوال عملية الترحيل

إدارة السجلات للبيانات المنظمة

دمج البيانات بسلاسة؛ تواصل مع مصادر قواعد البيانات المختلفة — ميكروسوفت اس كيو ال ، و اوراكل ، و بوست جر اس كيو ال — باستخدام مكون إضافي مدمج لسهولة الوصول إلى البيانات. تخلص من متاعب إدارة مصادر البيانات المتعددة بشكل منفصل وتبسيط عمليات الأرشفة. استخدم واجهة سهلة الاستخدام مع وظيفة سحب وافلات سهلة الاستخدام لتعيين مجموعة البيانات وتصميم نموذج السياسة بسهولة